会计信息化背景下中小企业内部控制体系应用分

2017-09-11 10:45

内容摘要:近年来,会计信息化已成为企业管理变革的中心议题,它不仅超越了传统的管理手段,更是管理理念的突破与创新。而企业内部控制系统的价值是提升企业经营管理效能。因此,本文探讨中小企业在会计信息化背景下的内部控制问题,分析会计信息化对企业内部控制要素的影响,从而为建立会计信息化背景下的内部控制模式和实践起到一定的指导作用。

  关键词:会计信息化内部控制优化

  研究的缘起

  会计信息化是基于信息化发展一场技术革命,它不仅推进会计理论的发展,也在深刻影响着会计实践。在实现会计信息化的过程中,必须重视内部控制的建设和完善,它是会计信息客观真实的重要保证。

  随着全球信息化的发展,诸多内部控制风险呈现在企业面前,企业特别是中小企业如何辨识、评估、防范风险,已经成为理论界与实务界共同关注的焦点。虽然我国的信息化起步较晚,但近年来,信息化系统迅速在企业推广与普及,随着信息化平台日益扩大、内涵逐步加深,风险问题也更加突出。最近几年国内学者已经注意到了这种趋势,并展开了卓有成效的研究:

  王晓明从软件技术和系统故障的角度分析了企业信息化后内控风险;徐晔彪主要从外部环境因素对企业内部控制风险进行了分析;郑济孝等人基于会计信息软硬件系统及会计数据库等方面对风险进行剖析;习红怡从信息角度对风险进行分析,并提出解决措施;倪静对会计信息系统下的内部控制风险进行分类。通过上述比较和回顾可以看出,我国学者更多是从会计信息的风险角度进行研究,因此,针对会计信息化背景下的内控机制展开深入研究,既是会计信息化理论研究内涵的拓展,也是基于会计信息化背景下企业内控实践的探索。介绍和引入会计信息化相关的研究视角、路径和方法,并结合特定的企业文化与制度背景进行企业内控机制相关的理论分析和印证,具有重要的理论和现实意义。

  中小企业内部控制要素分析

  中小企业内部控制要素的整合必须借鉴国际通用的做法;基于内部环境构建企业的内部控制,借助风险评估手段、以信息与沟通为重要条件,控制企业经营管理活动,要素之间的互动与互补共同搭建起企业内部控制框架体系。提升政府监管的执行力,完善企业内部控制实施机制,将利益相关者各种行为纳入企业绩效考评体系,促进各要素形成一种合力。

  (一)内部环境

  内部环境是企业内部控制制度建立的基础要素,也是执行与校验企业内部控制机制的空间。企业的内部环境首先是研究公司内部组织结构的激励机制以及权力的相互制衡的治理结构,然后是着眼点在于解决委托-代理问题的机构设置及权责分配,完善内部审计机制,实施富有创新理念的人力资源管理政策。

  (二)风险评估

  风险评估是实施内部控制的中心环节,其基本内涵是剖析和界定实现目标可能发生的风险,企业必须首先制定与业务相关的目标,界定出企业可控与非可控风险。在充分识别各种潜在风险因素后,运用定性与定量交融的方法,依照风险发生的概率及其影响深度,对识别的风险进行分类、分等,确定风险控制的优先顺序。

  (三)管控措施

  管控措施是执行内部控制制度的策略和方法,是基于风险评估结果,遵循企业内部控制目标导向的具体方式和载体。内部控制的管控措施首先是严格执行不相容职务分离控制。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,其次是程序授权审批应贯穿于企业在办理各项经济业务的全过程。再次是紧抓财产控制关键要点,妥善保管涉及资产的各种文件资料。

  (四)信息传递与沟通

  信息传递与沟通是有效实施企业内部控制的关键要素。企业在其经营过程中产生的大量信息,应依据经营管理的需要对这些信息进行识别、过滤、整合,提高信息的使用效率。信息的价值也必须借助传递和使用才能充分体现出来。企业应当将内部控制相关信息在企业内部各部门及有关人员之间进行沟通和反馈,实现企业内部控制流程与信息系统的有机融合。

  (五)监督检查

  监督检查是实施内部控制的重要保证,是企业对内部控制执行情况进行定期和不定期的监督检查,对于发现的内部控制问题进行及时纠正,以确保企业内部控制的有效性。内部监督一般通过日常监督和专项监督方式来完成。

  会计信息化对中小企业内部控制要素的影响

  在会计信息化环境下会计技术手段与会计职能范围都有很大革新与拓展。因而应深入分析会计信息化对中小企业内部控制要素的影响。

  (一)会计信息化改变内部控制环境

  会计信息化系统融合计算机及网络数据处理技术,遵循会计做帐流程,除了数据录入及参数设置外几乎不需人工干预。会计信息化革新了传统的内部控制方法与手段,保留了原有的手工时期基本账务处理流程,但增设了基于信息化平台的内控程序与操作要点。一般来讲,实施会计信息化的企业会计部门常常划分成会计信息收集组、会计信息处理组、决策分析组、系统维护组等。实施会计信息化后,企业的大部分内部控制功能迁移到以计算机流程化为基础的运作系统之中,人机交互控制系统逐步替代传统的人员控制系统。

  (二)会计信息化拓展风险评估范围

  企业在实施会计信息化系统后,衍生出企业业务流程风险、模块牵制风险和数据质量风险。这些风险都成为内控的关键要点,每一个关键要点失控都会产生牵一发而动全身的结果。实施会计信息化后,作为商业秘密的会计信息一旦被不法分子通过计算机病毒、口令字试探等手段窃取,有可能会使企业内部控制措施失效。因此,信息化是一把双刃剑,一方面提高了内部控制的效率,另一方面也提高了系统的控制风险,加大了风险评估的范围。

  (三)会计信息化促使企业内部控制重点发生转移

  会计信息化的实施扩大了企业内部控制的范围,传统手工内部牵制制度已经发展到对系统开发过程的控制、调用和修改程序的控制等。信息一体化的发展,更是加速了企业与外部的信息传递频率,以往清晰的内外分割日益淡化,内部会计控制的范围不断向外围延伸,进而加大了企业内部控制的难度。基于此,会计信息化条件下内部控制的重点将从岗位分离牵制向网络安全、共享数据和人机交互处理的控制等几个方面发生转移。

  (四)会计信息化增加企业内部监管强度

  会计信息化的无纸化与信息集成化特性,使得不法分子产出更多的造假冲动。因此,会计信息化对控制和监督手段相比传统手工阶段要求更高、难度更大。在会计信息化条件下,企业内部审计业务更多地是选择外包,内部审计外包加大信息资源安全性评估的难度。因此,实施会计信息化的企业,监督的范围和深度将会不断增大。会计信息化一方面使得监督效能大幅提升;另一方面却是同比例地增加监督难度。

  会计信息化背景下中小企业内部控制体系优化路径

  (一)推进企业内部信息资源共享

  会计信息化后,企业业务系统与会计系统无缝对接,发生业务时,会计系统可以及时接收业务系统传递的数据,按照会计处理流程填制记账凭证、对账、记账。这一过程都是在系统内部自动完成,人为干预的可能性大大降低,确保企业业务数据与会计数据的一致性。信息化的企业要充分发挥信息化共享与集中的优势,随着社会经济一体化的发展,人们对信息的共享与集中提出了更高要求。因此,企业在推进信息化建设过程中,首先做好顶层设计,整体统筹规划,其次,制定企业内部信息资源共享实施细则,有效落实企业信息共享机制。

  (二)企业内部牵制制度优化

  企业会计内部牵制制度是企业内部控制制度的一个重要组成部分。企业要依据相应的法律规范建立有效的内部牵制制度,实现不相容岗位分离与约束机制。为此,实施会计信息化的公司应采取中立的组织结构,打破传统的垂直化组织体系,使决策组织与执行组织围绕工作任务形成一个闭循环的组织结构体系。使相关的组织都能有效参与公司主体业务的处理与协同。通过企业内部牵制制度的优化,规范前端信息采集、中端业务处理、末端信息传递。

  (三)风险管理机制优化

  风险管理机制优化首先是在对企业经营过程中的风险进行识别、估测、评估的基础上,优化整合各种风险管理技术,对风险实施有效的管控,从中归纳出共性的规律,挖掘管理系统的内在关联及运行机理,使企业能在降低的经济成本同时获得最大收益。实施信息化的企业可以建立业务过程风险库,风险自动识别与自动报警系统,以降低企业发生错误和舞弊的风险。同时,借助科学化的预算系统,理清集权与分权的关系,实现授权与制衡的融通交替,提高企业经营管理效能。事实表明,健全的预算管理能够大幅度提高企业内部控制的约束力,最终提升企业经济效益。

  (四)内部监督管理机制优化

  在会计信息化背景下,企业监督管理机制范围不再是停留在企业内部系统,更是拓展到外部网络系统。因此,企业内部监督管理机制应进一步规范与优化,将控制要点嵌入会计信息系统之中,从系统规划、运行、维护全过程的控制,企业对会计信息系统建设的每个环节都要进行有效的控制,保证系统中融入的控制功能正确地发挥作用。

  内部监督管理机制优化的目标是创造一个开放的、透明的管理制度,建立一个顺畅的内部沟通渠道,形成规范的、有章可循的管理制度。实施过程中可以建立完善业务部门的自我监督即管理监督、部门之间的监督即关联监督和监督部门的专职监督三个层次的内部循环监督工作系统,实现对财政资金运行全过程动态监督。通过改进预算编制方法、严控银行账户和资金拨付管理,加强对预算编制和执行的监督,同时通过外部专项检查,检测预算执行的真实性与准确性。

  (五)外部监督体系优化

  政府职能部门、会计师事务所及社会公众构成了企业会计信息化的外部监督主体,外部监督主体能独立客观地对会计信息进行甄别和评价,从而真实披露企业会计信息功能。因此,应对企业进行外部监管相关部门合理分工,建立岗位责任制,加强对企业内部控制的了解、检查与监督,提升相关部门综合执法的合力。外部监督各主体在进行监督过程中,应更多介入广播电视、报刊等新闻媒体对企业违法违纪行为曝光,以充分发挥舆论监督的作用,保证企业真实的会计信息能够得到充分和及时的披露,以杜绝企业会计信息不对称的现象,外部监督手段应以事前预防为主,对重大异常现象应具有快速、有力的反应能力。

  设计再完善的信息系统,如果不适应企业实际情况,没有相应的制度支撑配合,没有处理好内外部利益关系,没有得到用户部门的支持,就可能成为摆设,甚至带来负面效应。因此,在会计信息化背景下,深入研究企业内部控制体系的优化既是企业完善管理的需要,也是中小企业强力推行信息一体化发展的应有之义。

  会计信息化对会计理论发展带来新变化和新挑战,会计信息化背景下中小企业内部控制体系的优化与完善不是对传统会计理论的不断修补,而是发生质的飞跃—构建会计信息化内部控制新体系,从而更好地指导和支持会计信息化的发展。现代信息技术快速发展与应用,迫切要求会计理论与实务的变革和创新,会计信息化下企业内部控制体系主动回应信息化环境下会计变革的要求,积极反映会计与技术的结合及相互影响,构建会计信息化背景下企业内部控制体系已经成为学术界与实务界亟待解决的重要课题。

  参考文献:

  1.周曙光,陈丽蓉.内部控制审计:企业风险管理与政府监管[J].财会月刊,2011(4)

  2.刘洪海,周萍.会计信息化下企业内部控制体系优化探讨[J].商业时代,2011(11)

  3.龚艳林,杨毅.浅谈会计信息化环境下内部控制的完善问题[J].会计之友,2012(14)

  4.陈志斌.信息化生态环境下企业内部控制框架研究[J].会计研究,2007(1)

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